fondamentali per garantire il successo di un evento

fondamentali per garantire il successo di un evento
fondamentali per garantire il successo di un evento

Le decisioni che un’azienda prende un mese prima di un evento possono segnare il successo o il fallimento di un evento: affidare alla segreteria il compito di inviare gli inviti, chiedere ai dirigenti di occuparsi direttamente della gestione o non avere un database aggiornato sono alcune delle “. comportamenti fatali” della fase organizzativa.

Le carenze di una cattiva pianificazione iniziale possono portare al caos una settimana prima dell’attività: diventa impossibile confermare le cene, si moltiplicano le chiamate di clienti che non sono stati invitati o la domanda su come saranno ricevuti i partecipanti rimane senza risposta: c’è un foglio di calcolo Excel sul il computer è la soluzione migliore?

E senza ospiti non c’è evento, dicono della società CP DATA confirma, specializzata nella progettazione e creazione di esperienze positive tra i partecipanti: ospiti, marchi organizzatori e produttori, tra loro.

L’azienda nazionale ha 22 anni di esperienza nel settore e il suo scopo è quello di aiutare le aziende a raggiungere gli obiettivi derivati ​​dall’organizzazione di un’attività di questo tipo: acquisire contatti, presentare i propri prodotti, vendere, vivere esperienze di marca, fidelizzare, cercare talento, costruire team e conoscere i tuoi clienti.

Cosa ci guadagnano le aziende?: “Senza dubbio è un invito a essere più efficienti, che permette, tra l’altro: di ridurre i costi, differenziarsi dalla concorrenza, migliorare l’immagine e la reputazione del brand, soddisfacendo l’esperienza e le aspettative dei ospiti” afferma Cristián Croquevielle, direttore generale di CP DATA confirma.

Tra le soluzioni che apportano maggiori benefici all’organizzazione di un evento ci sono i meccanismi di riconoscimento tramite codici QR, codici a barre e lettura della Carta d’Identità che consentono all’arrivo dell’ospite ad un evento di avere un’eccellente esperienza di accreditamento, valorizzano dall’esperienza ditta specializzata.

“Oggi le persone sono più esigenti, vogliono processi semplici che facciano risparmiare tempo, che riducano il rischio di non essere riconosciuti, vogliono accessibilità e utilizzare la tecnologia che hanno a disposizione. Gli organizzatori e i produttori di eventi hanno fatto della tecnologia un grande protagonista, fin dal bando”, aggiunge il dirigente.

La tecnologia come alleata

Nella fase iniziale è essenziale progettare un piano di comunicazione basato su metriche critiche: tasso di lettura, indice di partecipazione, indice di formalità. Il successo dell’evento dipende proprio da un’esecuzione ottimale e personalizzata, focalizzata sulle caratteristiche dei clienti e del loro segmento. L’obiettivo è mantenere vivo l’entusiasmo del pubblico, attraverso l’omnichannel.

Per questo, l’invio di informazioni richiede conoscenze tecniche specializzate: ad esempio, con la realizzazione di form, siti e WebApp responsive che si adattano ai diversi dispositivi. L’intero processo è automatizzato e monitorato in tempo reale per fornire informazioni tempestive e supportare il processo decisionale, aggiunge Croquevielle.

L’azienda mette a disposizione dei propri clienti la sua intera infrastruttura di server, sicurezza e motori intelligenti che le consentono di raggiungere ottimi tassi di lettura e di raggiungere la casella di posta degli ospiti. “Una volta che sanno di essere invitati, li accompagniamo con informazioni pertinenti, incoraggiandoli a partecipare e interagire prima dell’inizio di ogni evento.”

L’azienda specializzata garantisce che i confermati siano dotati di un codice QR per accreditarsi velocemente nelle diverse strutture disponibili: totem di accredito assistito, moduli self-service, accreditamento con applicazioni su tablet, oppure accredito rapido e manuale. Tra i suoi servizi, CP Data confirma offre alle aziende la possibilità di avere una propria applicazione per eventi; oppure la propria WebApp con funzionalità informative e di interazione.

“Ci sono diverse funzionalità che mettiamo a disposizione delle aziende, ad esempio lo Smart QR con nuvole di parole, votazioni, quiz, curiosità, domande all’espositore, tra molti altri, che garantiscono che l’evento sia un completo successo”, ha concluso il esperto.

 
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