Nell’era digitale di oggi, in cui i dati vengono generati a un ritmo senza precedenti, la gestione delle informazioni è diventata una sfida fondamentale per i governi di tutto il mondo.
A metà marzo si è svolta la Settimana della sensibilizzazione sull’informazione, che ha portato alla luce le sfide e le opportunità nella gestione dei documenti all’interno del servizio pubblico australiano (APS), evidenziando la necessità fondamentale di una riforma del governo.
L’anno scorso, il presidente globale della RIMPA, Thomas Kaufhold, ha inviato una lettera al primo ministro in cui evidenziava le allarmanti carenze nella gestione dei registri dell’APS, innescando un dialogo tanto necessario sulla riforma.
Di conseguenza, la RIMPA ha recentemente ospitato un forum che ha riunito i capi dei leader del nostro settore per discutere le sfide legate alla tenuta dei registri nel settore pubblico. Questo ha visto la partecipazione di stimati esperti, tra cui Thomas Kaufhold, Julie Carpenter e David Fricker.
Dagli argomenti sollevati durante questa discussione, una cosa è certa: l’APS ha un problema di gestione delle informazioni ed è ora che il governo inizi a preoccuparsene.
Non è un segreto che si sia verificato un aumento esponenziale del volume dei dati, ma un’allarmante mancanza di supervisione e responsabilità che ha visto lo stato dei record nell’APS deteriorarsi a un ritmo allarmante.
Sono state discusse le soluzioni proposte, come l’aggiornamento della legge sugli archivi obsoleta e il conferimento del potere agli archivi nazionali di stabilire standard obbligatori e far rispettare la conformità in tutta l’APS. Tuttavia, al centro di questa questione c’è la necessità di valorizzare adeguatamente il patrimonio informativo.
Troppo spesso le informazioni vengono trattate come un mero sottoprodotto delle operazioni governative piuttosto che come una risorsa strategica dal valore tangibile. Questo approccio reattivo alla gestione delle informazioni deve essere sostituito con una strategia proattiva.
Particolarmente preoccupanti sono le sfide affrontate dalle agenzie più piccole con risorse limitate. Senza investimenti e sostegno adeguati, queste agenzie sono particolarmente vulnerabili ai rischi associati a pratiche di tenuta dei registri inadeguate.
Con l’intensificarsi delle discussioni sulla riforma del governo, è essenziale non perdere di vista i principi fondamentali della gestione delle informazioni. Indipendentemente da dove risiedono i dati, la responsabilità, l’accessibilità e l’integrità devono rimanere di primaria importanza. Investendo nelle giuste risorse e adottando strategie proattive, i governi possono affrontare le complessità dell’era digitale in modo più efficace.
Dare potere alle istituzioni esistenti di stabilire standard e far rispettare la conformità è fondamentale per colmare il divario tra politica e pratica.
Mentre le richieste di intervento si fanno sempre più forti, le Nazioni Unite chiedono direttamente al governo di prestare ascolto agli avvertimenti degli esperti del settore e di dare priorità alla rivitalizzazione delle pratiche di tenuta dei registri all’interno dell’APS.
La mancata azione tempestiva rischia di danneggiare irreparabilmente il patrimonio archivistico australiano e mina le basi stesse di una governance responsabile.
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